Cosméticos: Metodologia para aquisição de equipamentos

Metodologia para aquisição de equipamentos para sistema de embalagem na indústria cosmética

No decorrer dos últimos treze anos, a expansão vigorosa da pequena e média empresa cosmética, em relação aos demais segmentos que compõem o parque industrial químico, determinou a criação de um modelo no processo decisório para os investimentos destinados à renovação e adequação das máquinas e equipamentos, com o objetivo de reduzir as margens de erro e prejuízos. O novo recurso metodológico para ser aplicado nesse processo é baseado em matrizes numéricas (percentuais), contribuindo para elevar o nível de segurança nas aquisições de bens de capital com reflexos na qualidade final da produção e, na somatória, resultar em menor risco de perdas ao projeto em sua globalidade.

O novo modelo foi criado e validado na produção de cosméticos, mas pode ser adaptado sem problemas nos segmentos da indústria farmacêutica, alimentícia e de higiene pessoal. Multidisciplinar, o novo processo dispõe de uma metodologia que busca o pensamento sistêmico-participativo dentro de uma estrutura simples, lógica e de fácil compreensão, que considera variáveis técnicas e comerciais na aquisição dos equipamentos para envase no Sistema de Embalagem (SE), aproveitando os demais equipamentos disponíveis em operação.

Até um passado recente, o ordenamento utilizado nesse tipo de tarefa pelas divisões de suprimentos da maioria das pequenas e médias empresas do setor cosmético se resumia a simplesmente adquirir os equipamentos em leilões das indústrias farmacêuticas e alimentícias, por conta da sinergia em suas linhas de produção. As facilidades tecnológicas contribuem como boa prática nos procedimentos de compra – apesar de distantes de métodos adequados e mais específicos para este fim –, valendo-se exclusivamente dos esforços isolados de seus profissionais técnicos.

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Figura 1: Representação esquemática do Sistema Embalagem SE

O envolvimento integrado dos responsáveis pelos resultados das áreas de produção na aquisição de um novo equipamento é um ponto forte nesse novo processo, apresentado como solução mais adequada para a produção – embora estes procedimentos de aquisição sejam adaptados às condições operacionais específicas de cada empresa, sem alterar a essência de seus processos. Independentemente do porte da indústria ou área, selecionar e adquirir equipamentos para utilização do sistema embalagem é uma atividade considerada complexa, que exige ainda um pouco mais de esforço e dedicação dos pequenos grupos.

Cada empresa adapta este procedimento às suas condições operacionais, sem que a sua essência seja alterada. Em muitas empresas pequenas e médias a escolha se fundamenta na experiência dos departamentos técnicos e no desejo subjetivo dos proprietários. Já no caso de empresas internacionais é feita uma transferência normativa de praxe, realizada pela matriz, conduzindo o processo por meio de parcerias que, na maioria das vezes, são baseadas simplesmente no menor valor na aquisição.

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Figura 2: Envasadora de alta velocidade(500 unid/min) para bisnagas. No detalhe superior, o robô de alimentação.

Na verdade, quando a prática sistêmica da participação no processo de decisão de aquisição não ocorre com os responsáveis pela operação dos equipamentos, em um futuro próximo, essa ausência se manifestará com problemas para a operação do novo equipamento. Porque o grupo operacional não esteve vinculado ou comprometido com a escolha, pode declarar, com razão, que desconhece ou não foi suficientemente consultado para garantir o desempenho esperado. O envolvimento engajado dos setores administrativo, de produção e manutenção no processo decisório de aquisição pode apresentar resultados que tendem a uma solução adequada. Analogicamente, como no gerenciamento do Sistema Embalagem da indústria cosmética, pressupõe-se que igualmente importante é conhecer os anseios dos consumidores e garantir a flexibilidade, se houver necessidade de reorganizar o processo dentro do conceito de produção puxada, integralmente aplicável neste novo método.

Na análise das propostas, a inovação – A preocupação com a necessidade de renovar os bens de capital está intrinsecamente relacionada com o porte e as estratégias de penetração no mercado. Na área cosmética, as empresas de pequeno e médio porte representam perto de 90% do setor e, geralmente, optam pelo caminho da terceirização, fabricando excedentes para as indústrias maiores, outras especificidades para grifes, além de marcas próprias, que são destinadas para redes de varejo. A maioria não investe em suas próprias marcas; sua estrutura é enxuta e seu corpo técnico muitas vezes oriundo de grandes empresas. Com essas características, é frequente a exigência de muita agilidade na pequena e média indústria cosmética para, afinal, garantir o bom atendimento aos clientes; enquanto no terreno administrativo são decididos os investimentos para a compra de novos equipamentos.

A detecção da necessidade de ampliar a capacidade produtiva para atender o aumento da demanda ou atualizar a tecnologia são os primeiros pontos de partida do roteiro básico para aquisição de novos equipamentos. Em seguida, normalmente a área técnica de engenharia assume realizando a tomada de preços no mercado para a melhor relação custo/benefício, ao mesmo tempo em que é realizada uma pesquisa interna informal entre os profissionais de operação-manutenção até a aquisição do equipamento, sua instalação e funcionamento.

É na análise das propostas recebidas que, afinal, utiliza-se a chave que abre para o caráter inovador da metodologia, que utiliza além da proposta técnico-comercial uma visita a equipamento similar instalado onde um novo encadeamento de ações para a compra gere referenciais numéricos. Para cada parâmetro estabelecido atribuem-se pesos que representam a sua importância relativa dentro de cada critério (na Tabela 1, exemplo de ponderação de parâmetros de avaliação de uma linha de envase).

O valor de cada etapa – São oferecidas basicamente três sugestões de critérios de avaliação de equipamentos. Após o estabelecimento de um consenso pelo grupo composto pelas áreas de administração, engenharia, operação e manutenção, atribui-se um peso numérico relativo expresso em percentagem e, para cada número, são selecionados os parâmetros de avaliação específicos à aplicação e o tipo de equipamento a ser adquirido.

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Figura 3: Interação entre profissionais e etapas do SE

Desta forma, a primeira avaliação da aquisição pela área técnica de engenharia do sistema ou equipamento corresponde a 30%. Neste quesito se verificam as informações básicas do projeto apresentadas pelos fornecedores. Ou seja, avalia-se o sistema estático para, em seguida, considerar pela ordem: a) o conceito do sistema operacional; b) o princípio de funcionamento de cada componente; c) a avaliação do status tecnológico do fabricante; e d) o impacto ambiental pelo equipamento.

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Tabela 1: Critérios e parâmetros para um equipamento de envase

A segunda é relativa à operação do sistema/equipamento; vale 40%. É quando são avaliados criticamente in loco a operação dos equipamentos, a forma de alimentação, formação da embalagem, fechamento, aspectos de segurança, operação, rendimentos e perdas, assim como a percepção subjetiva obtida pelos profissionais em contato com os operadores das máquinas em operação visitadas. É fundamental que a equipe visite o fabricante ou empresas que utilizem equipamentos similares. Se não for possível, pelo caráter inovador da proposta ou novo conceito de equipamento, é recomendável o uso de protótipos e simulações.

As condições comerciais têm o peso de 30%. Esse item não avalia exclusivamente o valor desembolsado na relação custo/benefício de forma imediatista, mas pondera sobre os históricos possíveis que vão desde custos de manutenção ao relacionamento com o fornecedor e a presença local de assistência técnica – destacando o valor dos impostos e fretes e o uso de ex-tarifários, quando se trata de equipamentos importados. Depois que forem estabelecidos os parâmetros e as pontuações, eles não deverão ser alterados. Em procedimento aritmético simples (exemplificado na Tabela 2), as notas atribuídas são multiplicadas pelos pesos estabelecidos.

A decisão ou escolha do melhor equipamento deve ser fundamentada na classificação consensual, se detendo em cada parâmetro com atribuição obrigatória de notas do primeiro para o último, classificados respectivamente com as notas três (melhor) e um (de menor performance). Não se pode dar a mesma nota para dois fornecedores em um mesmo quesito. O grupo deve fazer seus questionamentos com base única e exclusivamente no parâmetro avaliado no momento: Qual a escolha para este sistema e qual seria a segunda ou a última escolha? Se o número de participantes for par, há um pequeno risco de acontecer um empate. Nesse caso, o referencial deverá ser decidido pelo gerente de produção, naturalmente o responsável pelo equipamento a ser adquirido.

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Tabela 2: Exemplo de aplicação de notas a um parâmetro

O método, passo a passo – A metodologia da nova dinâmica para a compra de equipamentos parte do pressuposto de que embalagem é um sistema (veja figura 1) que pode ser definido como “conjunto de operações, materiais e acessórios que são utilizados na indústria com a finalidade de conter, proteger e conservar os diversos produtos e transportá-los aos pontos de venda ou utilização, atendendo às necessidades dos consumidores a um custo adequado, respeitando a ética e o meio ambiente”. (CABRAL, 1994).

Na grande diversidade de equipamentos utilizados no SE das indústrias cosméticas, que podem ser manuais ou automáticos, com ou sem integração, tomou-se como o melhor exemplo o funcionamento da linha de envase, também por se tratar de um conjunto de equipamentos dispostos a fim de permitir que a embalagem seja corretamente preparada para receber o seu conteúdo, ser tampada, rotulada, datada, encaixotada e paletizada para posterior armazenamento – prática comum a vários segmentos da indústria química, além da cosmética.

Como os autores definem clássica e academicamente (Cranfield, Ribault, Martinet e Lebidois, entre outros), as linhas mais frequentes no SE da indústria cosmética são quase sempre formadas por dois a dez equipamentos que podem ser manuais, semiautomáticos ou automatizados em sua totalidade. As linhas manuais têm de três a quatro equipamentos, onde o primeiro realiza o envase; o segundo, o fechamento; e o terceiro (datador), a codificação. Nas semiautomáticas, as operações são logicamente maquinais, porém o abastecimento e o encaixotamento e muitas vezes a colocação de embalagens secundárias (cartucho) são manuais. As linhas completamente automáticas, de elevada produção, são complexas e podem ter até dez equipamentos em seu conjunto (veja figura 2).

A metodologia para aquisição de equipamentos para o SE foi adaptada de Cranfield (1979), que propunha a formação de grupos multidisciplinares de três a cinco profissionais encabeçados pelas áreas de Engenharia (técnica), responsável pela coordenação dos trabalhos; Pesquisa e Desenvolvimento; de Embalagem/Produto; mais a equipe de produção/operação. O critério básico para a escolha dos participantes é o conhecimento dos membros da equipe e os desdobramentos que podem abstrair em cada uma das etapas do SE.

A primeira delas é a realização de um Balanço Tecnológico do Sistema Embalagem, adaptado de metodologia proposta por autores que recomendam a determinação do estágio de domínio que a empresa tem sobre as tecnologias acessíveis identificando o seu potencial de desenvolvimento. O balanço considera parâmetros internos e externos ao SE e incide sobre informações mais específicas a adquirir e a proteger os equipamentos e os homens, com suas competências e as estruturas nas quais trabalham. Vasconcelos, Waack e Pereira (1992) propõem conceitos e questionamentos apresentados na avaliação da capacitação tecnológica da empresa voltados para a pesquisa e desenvolvimento que devem ser considerados na análise.

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Tabela 3: Pontuação de máquina de envase e fechamento para o SE Frasco

“A auditoria tecnológica é um processo que tem por finalidade registrar e avaliar sistemática e periodicamente o potencial tecnológico da empresa, contribuindo para assegurar que a tecnologia seja utilizada de forma eficaz para atingir os objetivos organizacionais.” Na maioria das vezes, o balanço tecnológico realizado não tem o aprofundamento adequado, principalmente porque os indicadores específicos são poucos e pobres. Esta prática não é rotineira na maior parte das empresas que não aferem permanentemente a posição tecnológica. É preciso analisar criteriosamente os dados levantados e refletir sobre as tendências observadas e simular decisões e suas consequências. O balanço tecnológico ao ser realizado apresenta as seguintes situações: 1) Parâmetros Externos: ambiente externo altamente concorrido, turbulento, com concorrência acirrada, investindo em tecnologia de equipamentos e também em produtos inovadores. Porém, os fornecedores do sistema embalagem mantiveram-se com um perfil mais conservador e tradicional. A saúde financeira das empresas fornecedoras é estável, o que transmite segurança e tranquilidade aos usuários. 2) Parâmetros Internos: a empresa dispõe de avanço tecnológico e capital humano de excepcional qualidade e está à frente de seus concorrentes nacionais. Porém, encontra limitações quando comparada ao mercado externo que sempre apresenta um SE diferenciado, mas com volumes de venda menores que os praticados pela empresa. A análise exige dedicação e tempo. Porém, o desenho correto do quadro neste estágio garantirá o aproveitamento dos investimentos e deve ter como alvo a meta de estabelecer objetivos, premissas básicas e critérios de avaliação dos equipamentos examinando: a) Aumento da capacidade produtiva para atender à demanda nos próximos anos. b) Estratégia de investimento, que deve conter o que é mais tecnológico, se a automação é requintada e o direcionamento da empresa nesse contexto, diante dos recursos financeiros disponíveis para selecionar fornecedores e entrar na fase de análise das propostas.

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Tabela 4: Consolidação dos resultados para equipamentos de envase e fechamento

Traçadas as premissas, o grupo passa a analisar os fornecedores potenciais, discutindo a questão com base na experiência da equipe, projetos similares anteriormente realizados, o estado da arte tecnológica e econômica e, por fim, selecionar três fornecedores que participarão do processo propriamente. Concluída a pontuação nos vários critérios, os valores são consolidados para cada fornecedor para adentrar na fase decisória. A decisão deve ser baseada na consolidação das avaliações efetuadas para a escolha do fornecedor que tiver o maior número de pontos. Caso ocorram resultados com diferenças pequenas entre si, recomenda-se uma segunda rodada de avaliações mais criteriosa e o reexame preciso do processo. Utilizar embalagens de vidro ou PET; fechamento por elemento rosqueado, tampa ou válvula, podendo apresentar batoque dosador; ter a flexibilidade de uso de equipamento para colocação de embalagem secundária, cartucho e filme; substituir com uma linha, duas de baixa velocidade já existentes; utilizar a mão de obra de apenas uma das linhas; atender à disponibilidade financeira destinada ao projeto.

Neste exemplo foram selecionados três fornecedores tradicionais de origem europeia com as pontuações e critérios conforme a Tabela 2. Na Tabela 3 pode-se observar que os equipamentos dos fornecedores “A” e “B” mostraram engenharia e operação superiores. O equipamento “C” apresentou resultado superior em apenas um parâmetro proposto pela operação. Os critérios decisivos para a escolha do equipamento “B” ao “A” foram a flexibilidade e a melhor operação pela ergonomia e abastecimento. A equipe optou por apresentar um peso de 45% na avaliação da operação por esta considerar os parâmetros de segurança e ergonomia, avaliados, também pelo grupo de Engenharia.

Os dados da Tabela 4 indicam os resultados consolidados para a escolha do equipamento do fornecedor “B”, mesmo apresentando resultados comerciais menos atrativos que os do fornecedor “A” – que inicialmente era a escolha da equipe de Engenharia.

Reportagem por Maria Lucila d’Ottaviano Napole, Franci Sérgio Koja e Antônio Carlos Dantas Cabral

Bibliografia:

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CABRAL, A.C.D. – Qualidade Total em Sistemas de Embalagem para Alimentos Apresentado no XIV Congresso Brasileiro de Ciências e Tecnologia de Alimentos – SBCTA – São Paulo, 1994
CRANFIELD, J – Systematic Selection of Packaging Machinery – Modern Packaging Encyclopedia – ed. Morgan-Grampian – N. York – USA-1979
KOJA, F.S – Workshop de Engenharia de Projetos – Projetando uma Linha de Envase – Natura – São Paulo – 2008

KOTLER, P – Marketing – Edição Compacta – Ed. Atlas – São Paulo – 1980
RIBAULT, JM., MARTINET, B e LEBIDOIS, D – Gestão das Tecnologias – Ed. Dom Quixote – Lisboa – 1995
VASCONCELLOS, E.V.; WAACK, RS e PEREIRA, RF – Avaliação da Capacitação Tecnológica da Empresa: Estudo de Caso – In: Gerenciamento da Tecnologia: Um Instrumento para a Competitividade Empresarial – Ed. Edgard Blucher Ltda. – São Paulo – 1992
www.nordenmachinery.com.se – Acesso em 28 de setembro de 2008
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