Conheça mais sobre os processos de PCP

Abordaremos em um único e mais extenso artigo as principais etapas do planejamento de produção, destacando pontos importantes em que o uso de sistemas especializados pode solucionar problemas complexos e que afetam a otimização dos recursos e, por consequência, todo o resultado da empresa.

Podemos definir o planejamento e controle de produção (PCP) como um conjunto de processos que têm como objetivos planejar as atividades de produção com antecedência prática,  além de coordenar e acompanhar a execução, garantindo que os recursos de uma organização sejam utilizados de modo eficiente e atendendo às demandas do mercado.

Esse trabalho acaba afetando direta ou indiretamente os outros setores da empresa e tem impacto decisivo em seu resultado. São respostas esperadas do trabalho de PCP:

O QUE, QUANTO, QUANDO, COMO E ONDE produzir.  

 Podemos descrever as principais etapas:

 Previsão de Demanda

‍Para começar, precisamos prever a demanda futura de nossos produtos dentro de um horizonte de tempo que permita organizar os recursos produtivos, logísticos, de suprimentos e financeiros para suportar uma oferta compatível. Esse horizonte pode ser maior ou menor dependendo do tipo de produto, da estratégia de produção, se utiliza matérias-primas ou componentes importados, longos lead-times, entre outros fatores. Normalmente é estruturado em famílias de produtos nas quais os itens agrupados têm características comuns e suficientes para planejarmos de maneira eficiente. Por exemplo, contar com configurações de máquinas e equipamentos semelhantes para determinar a capacidade da fábrica de atender a essa previsão; principais matérias-primas em comum, se for preciso iniciar o processo de compra com antecedência; preço e custo aproximado, para determinar a viabilidade financeira. Se o agrupamento em que for feita a previsão não atender a esses requisitos, pode se optar por uma desagregação com base nele para um nível de detalhamento maior, utilizando-se da projeção sobre o histórico de vendas, por exemplo.

O processo de previsão de demanda pode ter como ponto de partida dados históricos, pesquisas de mercado, previsão colaborativa, métodos estatísticos, entre outros. Mas não é o suficiente projetar os números, pois eles precisam estar alinhados com a produção, otimizando o uso dos recursos produtivos e financeiros em busca do resultado máximo da empresa.

E lembre-se, a Operacional fornece uma solução própria de planejamento de produção, com ferramentas de S&OP, IBP e APS integradas nativamente a um sistema especialista configurado e customizado para a sua operação, e que podem ajudar sua empresa nesse caminho rumo ao máximo desempenho produtivo.

S&OP (Sales and Operations Planning)

Após a demanda inicial, temos um processo cíclico que chamamos de S&OP, traduzido como Planejamento de Operações e Vendas (Vendas e Operações) , que tem como objetivo executar o alinhamento entre o que nós prevemos vender e o que nós podemos produzir e fornecer, sem perder a visão das metas definidas no planejamento estratégico. É um processo de planejamento de nível tático e normalmente também acontece de modo agregado por famílias de produtos.

Pode envolver vários setores, como comercial, marketing, logística, produção, suprimentos, controladoria, cabendo normalmente ao PCP o caráter integrador, já que todas as funções estão interligadas a ele, devendo-se montar um plano viável entre todos.

Como podemos imaginar, a quantidade de informações que devem ser coletadas e organizadas para isso acontecer com eficiência é muito grande, e contar com um sistema especializado para isso é determinante. Embora muitas empresas usem o Excel, ele pode acabar limitando a capacidade de simular cenários, seja pela própria atualização e precisão dos dados, seja por riscos na transposição das informações e na manipulação de fórmulas, bem como das ferramentas para executar essa simulação de maneira rápida e eficiente. Se o tempo necessário para se montar um novo cenário for grande, isso pode impedir a empresa de obter melhores resultados. Fichas técnicas, estoques dos produtos, insumos e matérias-primas, vendas, atrasos, calendário de manutenção, preços e prazos de reposição e muitas outras informações importantes devem estar sempre atualizadas, caso contrário, o cenário montado pode ficar comprometido. O próprio mix de produtos, que pode gerar mais ou menos setup dos equipamentos, deve ser levado em consideração no cálculo de capacidade. Os níveis de estoques projetados em cada período devem estar alinhados com a curva de demanda futura e a estratégia do negócio e, por fim, o resultado financeiro desse conjunto todo deve estar alinhado com o objetivo traçado pela empresa e dar sustentação ao negócio.

Alguns artigos apresentam a simulação de resultados financeiros como uma abordagem de valor mais ampla e evoluída do processo do S&OP, chamando de IBP (Integrated Business Planning). Nesse sentido, o sistema de S&OP pode se beneficiar de toda a estrutura financeira e de custos existente se estiver integrada ao sistema ERP (Planejamento de Recursos Empresariais), e projetar corretamente os indicadores, incluindo o custo da ociosidade e o impacto no resultado final, o que pode ser uma ferramenta de análise importante em um mercado cada vez mais competitivo.

Alinhar o que o mercado quer comprar com o que podemos efetivamente produzir exige que o S&OP seja um processo interativo, com compromisso entre as partes e que não siga o fluxo somente em um sentido e que acaba em uma mera reunião formal e com pouca capacidade de trazer resultados melhores. Com os produtos que não temos capacidade suficiente para produzir, podemos simular cenários escolhendo aqueles que tiverem maior margem de contribuição ou que tenham maiores estoques de componentes e matérias-primas, por exemplo. No sentido inverso, podemos promover a venda de produtos com os mesmos critérios, observando os recursos com maior ociosidade, que vão absorver custos fixos e melhorar o resultado da empresa como um todo.

O maior e mais dinâmico acesso às informações e a evolução dos sistemas com capacidade de simular cenários com rapidez estão fazendo que o S&OP se torne um processo cada vez mais contínuo, com um nível de detalhamento maior e interagindo ativamente com o planejamento de curto prazo, por meio do S&OE (Execução de Vendas e Operações). A capacidade de reação no curto prazo gerada pode representar ganhos significativos, melhorando o nível de serviço ao cliente, evitando a formação de estoques indesejáveis e otimizando resultados. Em muitos casos isso só é possível com um sistema que integre todos os níveis de planejamento com os dados em tempo real e que contemple as particularidades e regras do negócio.

Como resultado, as decisões tomadas no S&OP vão se tornar um plano de ação conjunto entre as áreas, com o plano de produção e vendas agregado, ações comerciais e de marketing, logísticas, de RH, entre outras.

Plano-Mestre de Produção

‍Aprovado o cenário de S&OP, geramos o Plano-Mestre de Produção, que detalha o plano de produção  desagregado para os produtos que efetivamente serão produzidos, que podem ser produtos acabados no caso de produção para estoque ou que tenham venda, e intermediários, para os quais a produção do item final pode ser disparada em uma etapa posterior. Como exemplo, podemos ter um plano-mestre para a produção de tecidos crus, e de modo contínuo, avaliar qual tecido tinto precisa ser reposto pelo cálculo de cobertura de estoque, ou por pedido firme, em planos mais curtos ou diretamente na programação, ficando a reposição mais próxima do momento final em que a decisão precisa ser tomada. Assim como para a produção de químicos, podemos ter a produção de produtos intermediários, como materias primas de varios produtos finais a serem programados e produzidos a posteriori.

Como agora definimos o produto final, precisamos ajustar os volumes a produzir observando os tamanhos dos lotes de produção onde for o caso, analisar a capacidade produtiva novamente e interagir com o planejamento de materiais, pois quando definimos o que vamos produzir pode faltar algum componente ou matéria-prima o qual não é mais possível obter para que se cumpra o prazo de reposição, e então o plano precisa ser ajustado.

Muitas vezes para que quantidade correta a produzir seja calculada, pode ser necessário avaliar características dos estoques dos produtos de acordo com o lote, e que podem ser ou não enquadrados nas demandas em função de características específicas e níveis de exigência de diferentes tipos de clientes e processos. Ignorar restrições importantes nesse ponto pode fazer com que faltem recursos para cumprir o que foi planejado, gerando reprogramações e atrasos nas entregas, assim como problemas de sincronismo e atrasos com efeito cascata em toda a cadeia.

Planejamento de Materiais

‍Com o que vai ser produzido definido, podemos gerar o planejamento de materiais para garantir que as necessidades de matérias-primas, insumos e componentes seja atendida quando necessário, otimizando os níveis de estoque. Para que isso aconteça, o sistema de planejamento deve ter acesso à engenharia de produtos, com a lista de materiais e prazos de entrega, índices de perdas esperadas em cada processo e cadastro de contratipos e produtos similares, para que a explosão de materiais seja feita de modo correto. Também podemos encontrar particularidades, como considerar os estoques disponíveis de maneira analítica, entendendo regras de lote, qualidade, finalidade, entre outros. Um determinado lote de matéria-prima pode ter indicação para aplicações específicas, como, por exemplo, na indústria têxtil: a finalidade do lote do fio pode implicar uma restrição de cores quando se tingir o tecido, ou na indústria química, em que uma característica específica de lote de matéria-prima também pode restringir os produtos acabados em que o componente pode ser utilizado. A capacidade de enquadrar automaticamente os estoques contemplando essas restrições e de maneira otimizada só é encontrada em sistemas especialistas.

Dependendo o tipo de material, as datas das demandas podem ser ajustadas com um nível de detalhamento maior depois da etapa de programação da produção, em que o tempo de início e fim específico de cada ordem de produção é calculado, otimizando ainda mais os níveis de estoque, pois consegue calcular o momento do abastecimento na linha do tempo.

 Programação da Produção

‍Na etapa da programação da produção tomamos como base o plano-mestre de produção e os pedidos firmes em carteira para detalhar no curto prazo quando e onde produzir, gerando as ordens de produção ou montagem e realizando o sequenciamento das operações dessas ordens nos recursos produtivos. Esse sequenciamento é essencial para que os diversos setores de produção estejam sincronizados, otimizados e visualizem de forma clara suas prioridades. Além disso, sequenciar permite calcular o tempo necessário para os setups das máquinas e promover ajustes para se obter o máximo desempenho nessas trocas quando for possível. Uma forma comum para essa função é usar o gráfico de Gantt, que permite essa gestão de modo visual, independendo do modelo de produção empurrado ou puxado. Outra ferramenta que pode ser utilizada são os quadros de Kanban, manuais ou eletrônicos, que permitem que cada posto de trabalho ou abastecimento visualize claramente a sequência e o momento certo de executar sua tarefa.

Com o sequenciamento adequado da programação e sincronismo das operações, podemos otimizar os níveis de estoque de materiais e sua movimentação com mais segurança e uma precisão maior em relação ao momento em que devem acontecer. Além disso fornece informações atualizadas sobre as previsões de entrega dos pedidos, melhorando o nível de serviço, prevenindo e mitigando atrasos quando possível.

‍Para apoiar esse processo é cada vez mais comum o uso de sistemas APS (Advanced Planning and Scheduling), que pode ser traduzido como planejamento e programação avançados. São sistemas projetados para otimizar a utilização de recursos gerando e sequenciando automaticamente as ordens de produção por meio de heurísticas desenvolvidas para encontrar soluções em ambientes complexos. Deve levar em consideração restrições e características especificas de cada ambiente de produção e ter capacidade de executar o balanceamento de fluxo para otimizar a produção como um todo e não apenas setorialmente. Informações como as datas de entrega das demandas, fichas técnicas, estoques, calendários de produção, índices de performance e qualidades esperadas, regras de setup, entre outras informações, devem estar atualizadas. Executar essa função manualmente acaba sendo ineficiente em ambientes com grandes volumes de ordens de produção ou fluxos complexos.

Essa categoria de sistema pode ser integrada com a solução de MES (Manufacturing Execution System) e comandar de maneira ativa a comunicação com a execução dos processos, incorporando a sequência programada de execução das tarefas diretamente aos sistemas supervisórios dos equipamentos, por exemplo, tornando-se um importante passo no caminho de implementação da indústria 4.0.

Calcular a data de entrega prevista no momento da digitação do pedido também é uma funcionalidade que alguns sistemas APS podem oferecer, levando em consideração estoques em processo e a ocupação atual da fábrica. Essa funcionalidade pode ser um diferencial na negociação com o cliente, mas além de ter rapidez do tempo de resposta, precisa utilizar parâmetros bem definidos, pois a sequência de entrada de pedidos não é a mesma da produção e não pode impactar a eficiência da fábrica.

Dependendo do tipo de indústria, implantar um sistema APS pode ser algo bem complexo, pois nem sempre as ferramentas oferecem parametrização suficiente para contemplar as restrições existentes, ou pela própria dificuldade em levantar e integrar as informações e regras necessárias para o processo. Basta um critério relevante ficar de fora e tudo o que foi gerado acaba se perdendo. Não é incomum, em reuniões de projeto em que se discutem os parâmetros e regras, muitas restrições que são utilizadas na prática serem esquecidas ou mesmo omitidas, gerando retrabalho, ou pior, comprometendo todo o resultado. Em muitos casos, o software APS é adquirido e implantado pela empresa e acaba sendo subutilizado, gerando uma programação que na prática não poderá ser aplicada. Como consequência, acaba sendo administrada manualmente pelo PCP ou mesmo dentro de cada setor industrial, impedindo maiores ganhos na otimização dos recursos e na qualidade das entregas aos clientes.

Manter um APS nativo em nossos sistemas acabou se tornando um diferencial importante, seja na velocidade de resposta que possibilita quanto às mudanças nos cenários de planejamento, seja na capacidade de contemplar as particularidades de cada negócio, com a modelagem de regras em cada projeto, gerando ganhos reais para o planejamento de produção.

 Acompanhamento e controle

‍Monitorar e acompanhar as operações de produção é parte essencial do trabalho de PCP e tem como objetivo garantir que elas estejam alinhadas ao que foi planejado. O planejador precisa estar atento aos indicadores de produção, eficiência, qualidade, cumprimento de prazos, fazendo com que os desvios sejam avaliados e tratados em sua origem com ações corretivas ágeis em cada área correspondente ou mesmo que novos padrões sejam definidos e utilizados no próximo ciclo de planejamento. Deve manter a comunicação constante com as áreas de produção, manutenção, logística e vendas, coordenando as ações necessárias para que o planejamento estabelecido seja cumprido.

É parte fundamental também acompanhar de perto o andamento dos pedidos em cada etapa do processo produtivo, e os sistemas precisam prover essa informação de modo consistente.

Com os sistemas cada vez mais conectados nas máquinas, obter informações importantes de produção está deixando de ser um desafio. O diferencial acaba sendo usar de maneira ativa esses dados, alimentando o sistema de planejamento, atualizando os cenários de programação em tempo real, ajustando as sequências previstas e recalculando as previsões de entregas.

Conclusão

‍Como vimos neste artigo, em que sintetizamos os principais aspectos dos sistemas especialistas, muitos desafios envolvem os processos de planejamento de produção e, ao mesmo tempo que cada vez mais informações e ferramentas estão disponíveis, a complexidade e as restrições também vêm aumentando. Os prazos estão se tornando menores, o número de SKUs maiores, desenvolvimento de químicos para novas aplicações, variação de cambio nas importações de materias primas, coleções cada vez mais curtas, customizações, B2C, e há muitos outros fatores que acabam levando a um nível cada vez maior de exigência.

E lembre-se, a Operacional fornece uma solução própria de planejamento de produção, com ferramentas de S&OP, IBP e APS nativas do Operacional SGT e PROCESS, sistemas especialistas e  configuráveis para a sua operação, e que podem ajudar sua empresa nesse caminho rumo ao máximo desempenho produtivo.

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Obrigado por acompanhar, e até o próximo artigo!

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